"Шог хуваарилалт"-ын зарчим :)

Парето - 80/20 дүрэм – “Тэгш бус хуваарилалтын” зарчим

Паретогийн зарчим нь янзан бүрийн нэрээр алдаршсан бөгөөд амьдралд чухал ач холбогдолтой хууль мэт болсон зарчим байдаг. Эдгээрийн дундаас Хуваарилалтын зарчим ба 80/20 зарчим гэдэг нэрс нь түүнийг тодотгож өгдөг. Мөн энэхүү зарчмыг янз бүрээр, тухайн чиглэл ач холбогдлоор нь тайлбарлаж болох ба хүний үйл ажиллагааны бүхий л салбарт өргөнөөр ашиглагддаг.

Цагийн менежментийн хувьд, бидний ихэнхийн үйл ажиллагааны үр дүнгийн 80 хувь нь бидний хийж бүтээсний 20 хувьтай шууд хамааралтай байдаг гэж тодорхойлжээ. Өөрөөр хэлбэл бидний хүчин чармайлт болон үр дүнгийн хооронд маш их зөрүү байдгийг харуулж байна.

Бид бүхэн бүхэл бүтэн долоо хоног хийх ажлаа ганцхан өдөрт амжуулж болохтой адилтгаж болох юм. Үлдсэн дөрвөн өдөрт нь аар саархан зүйл хийсээр өнгөрдөг байна. Хэцүүхэн тоо баримт боловч үүний цаана үнэн нуугдсан байдаг аж.

Та энэхүү зарчимд суралцсанаар цагийн менежментийн ойлголтыг авахаас гадна 80/20-ыг салгаж чаддаг болно. Ингэснээр та зорьж бүтээхдээ өөрийнхөө цаг болон хүчин чармайлтынхаа 20н хувиас илүүг ашиглаж сурах, бүр суралцах ч ёстой болно. Та дассан, заншсанаасаа, илүү их амжилтанд хүрэн, цаашдаа 80/20 -ийг өсөн нэмж 160/50 гэх мэтээр дэвшин дээдэлнэ.

Практик, амьдралд Та амжилтанд хүрсэн бол Паретогийн журмыг өөрийн мэдэлгүйгээр хэрэгжүүлсэн байж ч мэднэ. Гэвч, энэхүү журмыг мэдсэнээр илүү их амжилтанд хүрнэ.

Ингээд Парето гэж хэн байсан, тэрбээр хэрхэн энэхүү дэлхий дахинаа зарчим болон түгэн тархсан 80/20 хамаарлыг гаргасан тухай бичье.

IX зуунд Италийн эдийн засагч Valfredo Pareto Англи улсын баялгийн хуваарилалтын тухай судалгаа хийж байхдаа тухайн улс орны баялгийн ихэнх хувийг цөөхөн баячууд эзэмшдэг болохыг тогтоожээ.Хуваарилалт нь буруу байж л дээ. Тодруулбал, түүний судалгаагаар ойролцоогоор бүх гэр бүлийн 20 орчим хувь нь улс орны баялгийн 80 орчим хувийг, тэгээд цаашлаад түүний 10 орчим хувь нь 64 орчим хувийг, бүр цаашлуулбал 5 хувь нь ойролцоогоор 50 орчим хувийг эзэмшсэн байсныг тогтоожээ. Сонин хуваарилалт байгаа биз.

Ингээд ч зогсохгүй дээрх харьцаа нь нилээн олон орнуудад болон насны үзүүлэлтээр адилхан байсныг тогтоожээ. Ийнхүү 80/20 гэсэн зарчим бий болсон бөгөөд Парето өөрийн биеэр зарлаагүй байна. Энэхүү зарчим нөхцөл бусад байдалд адилхан түгээмэл байсан байна.

Түмэнд тархсан түгээмэл жишээнүүд:
• Танай байрны бүх ширдэгний элэгдлийн 80 орчим хувь нь үүд хаалга, коридор орчмын 20 орчим хувьд байдаг.
• Бүх гэмт хэргийн 80% нь бүх гэмт хэрэгнүүдийн 20 орчим хувь нь үйлддэг;
• Компаний ажлын асуудлын 80% нь 20 орчим хувийн ажилчдын үйл ажиллагаанаас шалтгаалан үүсдэг.
Зарим тохиолдлуудад 80/20-оос өөр харьцангуй хуваарилалтууд байдаг:
• Хөл бөмбөгийн тэмцээний үеийн хаалганд гоол хийх эсвэл гоол алдах нь тоглолтын маш бага хувийг эзэлдэг. Мөн үндсэн болон нэмэлт цагуудад тоглолт тэнцсэн тохиолдолд 11-ийн цохилт хийдэг ба тухайн үед зөвхөн 10н цохилтоор тоглолтын хувь заяаг шийддэг цаг хугацаа нь 120 минутын дэргэд бол хэдхэн хувь билээ. (10/120 харьцаа)
• Чийдэнг асаахад зарцуулагдах цахилгаан энергийн зөвхөн хэдхэн (5) нь жинхэнэ гэрэлд хувирдаг бөгөөд үлдсэн ихээхэн хувь (95) нь дулааны энерги байдлаар алдагддаг байна. Үүнийг үр ашгийг дээшлүүлбэл цахилгааны ихээхэн хэмнэлт гарч болохоор буй биз? (95/5 харьцаа)
• Поп хөгжмийн салбарт дуучдын хичнээн хувь нь хамгийн их орлогыг олдог бол?
• Хэвлэлийн компанийхны хэлж буйгаар бол хэдхэн чанартай номнууд хэвлэснээр бусад номнуудаа хэвлэх санхүүжилтээ хийдэг гэжээ.
Энэ мэтээр жишээнүүдийг үргэлжлүүлж болох боловч бидэнд заяагдсан хязгаарлагдмал цагийг дээрх зарчмыг ашиглан хэрхэн үр ашигтайгаар зарцуулах тухай авч үзье. Хэрвээ Та өөрийнхөө цагийг хуваарилалтаа “шог” байгааг үнэлвэл үүнийгээ засахын тулд ямар нэгэн зүйл хийх ёстой.

Цагийн менежментийн буюу цаг хугацааг зохицуулахын тухайд бид ажил үйлсдээ ач холбогдлын хувьд зэрэглэл тогтоох шаардлагатай болно. Бид бүхэн үнэн хэрэгтээ хялбар ажлуудаа хийсээр байгаад цаана нь илүү чухал ажлуудаа орхигдуулдаг байна. Хийж буй, хийх ажлууддаа ач холбогдол талаас нь зэрэглэл тогтоон, улмаар илүү ач холбогдолтой ажлуудад анхаарлаа хандуулж зорьж ажилласнаар Та энэхүү зарчмыг амьдралынхаа хэв маяг болгож, амжилтанд хүрч чадна.

Мэдээжээр, Та ажлынхаа өдөр бүрийг чухам л хариуцлагатай, бүтээмжтэй байлган 100/100 гэсэн байдалд хүрэхийг зүтгэхгүй нь лавтай, тэгж ч чадахгүй байх. Та робот биш. Ажлынхаа нөхдүүдтэйгээ хамтран ажиллах, ярих, бүр дэл сулаар чалчих асуудал гарч л таарна. Тиймээс байгууллагууд хөгжиж дэвшихийг тулд “Хэрвээ тэгвэл, ингэвэл…” гэсэн “ухаарлын” цагтай байх хэрэгтэй.
80/20 зарчим нь бодит байдалд харьцангуй ойлголт гэдгийг бодолцох хэрэгтэй. Хэрвээ та энэхүү зарчмыг ухаалгаар, мэдрэмжтэйгээр үйл ажиллагаандаа тусган цаг хугацаагаа хэрхэн зохицуулан зарцуулж байгаадаа дүгнэлт хийж, үйл ажиллагааныхаа ач холбогдол, ашиг тусыг ойлгон ажиллавал дэвшил өөрчлөлт гарч ажлын бүтээмж тань дээшлэх болно.

мэдээллийг: http://www.tony-atherton.co.uk/articletimpareto.htm
зургийг: http://www.endlesslycurious.com/wp-content/uploads/2010/05/20Rule.png

Блог бичих нь завтай, завгүй хүмүүсийн ажлын аль нь болох талаар бичсэн бичлэгүүдийг уншиж байгаад "time management"-ын талаар доорхи мэдээллийг оруулахаар шийдлээ.

Time management includes tools or techniques for planning and scheduling time, usually with the aim to increase the effectiveness and/or efficiency of personal and corporate time use. These are embodied in a number of books, seminars and courses, which may offer conflicting advice. The common denominators of these strategies are a to-do-list, setting priorities and goal management. Some of the best known examples of time management strategies are tied to specific lines of time management products.
Time management for personal use is a type of self-management. In a corporate setting, time management software can satisfy the need to control employees, make it easier to coordinate work and increases accountability of individual employees.
Planning time and writing to-do-lists also consumes time and needs to be scheduled. This is one of the major criticisms of time management. (From Wikipedia, the free encyclopedia)

Write down your long-term goals. Use the SMART formula; make them Specific, Measurable, Appropriate, Realistic and Time-bound.

Every day, divide your tasks into A, B and C priorities. Always start with a high priority "A" task, even if you can only accomplish a small part of it.

Block off time for activities that are important. Make an appointment with yourself, and don’t let anyone schedule anything for the time you’ve put aside.

Stop spending time on trivia. You don't need a new voice mail message every day. Don't spend hours preparing a high tech presentation when a good conversation will suffice. And stop fussing over routine administrative tasks. Delegate or automate them.

Have the courage to say no. Don't try to please others all the time. Create personal policies that make it easy to say no and stick to your plan.

Always start meetings on time. Don't punish those who show up on time and reward those who are late. Do something however minor, but get started.

Slow down. Productivity isn't about going fast. It's about doing the right things. Stop rushing around, driving too fast and getting upset at things you can't control. A couple of minutes gained aren't worth the added stress.

Avoid procrastination by completing unpleasant tasks first. The tough stuff usually turns out to be not so bad. Break complex tasks into easy pieces and give yourself a reward for getting something done.

Don't be a slave to technology. Communication devices are simply adding more and more ways to be out of touch with each other. Simplify your life and leave your phone at home. Plan for people to reach you some of the time, not all of the time.

Create time for balance in your life. Set aside time for family, fitness, social, educational and spiritual needs. Plan for balance the way you plan for work.

source http://www.getmoredone.com/top10.html